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Dall'archivio al futuro

In Archivio

Editorial Staff

25 marzo 2020

La digitalizzazione dell'archivio storico arriva a poco meno di 15 anni dall'inaugurazione dell'archivio. Arriva quando la consapevolezza delle dimensioni, della conservazione e del livello di schedatura del nostro materiale è giunta a maturazione e quando l'azienda ha attuato una serie di misure che fanno del digitale e delle sue potenzialità un'arma ormai imprescindibile. La scelta del digitale, per l'archivio storico Eni, risponde oggi ad una duplice finalità. Da un lato garantire la conservazione di lungo periodo di una parte consistente del nostro patrimonio (al termine del triennio 2018-2020 raggiungeremo la quota dei quasi 3 milioni di fogli digitali); dall'altro predisporre l'archivio a rispondere a richieste di consultazioni provenienti dall'estero che potranno essere svolte direttamente sui fascicoli digitalizzati.

Il super archivio

L'archivio storico Eni ha una struttura articolata, frutto di una lunga storia di cure e di interventi a molte mani. Nato negli anni Ottanta per garantire la conservazione delle carte di Enrico Mattei ad opera del suo assistente, Vincenzo Gandolfi, l'ufficio "archivio storico" ha cominciato a prendere forma ormai quasi vent'anni fa, in seguito alla notifica di "notevole interesse storico" da parte della Soprintendenza Archivistica per il Lazio. Poligenetico per natura del soggetto che lo ha prodotto, è stato concentrato a partire dal 2006: l'operazione di raccolta e ricollocazione dei fondi dalle loro sedi è durata anni, dalle fasi dello spostamento fisico fino all'ordinamento e descrizione dei materiali, e ha visto l'avvicendarsi di molti progetti, persone e supporti descrittivi, cartacei prima e digitali poi. La stessa varietà di interventi è occorsa alla struttura logica, anch'essa necessariamente in movimento (ancora circa il 40% dei materiali è in corso di schedatura, oltre alle rettifiche parziali dovute alle acquisizioni successive). Le Serie più ricercate, le prime ad essere inviate alla digitalizzazione, erano già state interessate da un'attività di normalizzazione e corrispondevano quindi ai parametri necessari: procedendo con gli invii però ci siamo resi conto che la complessità dell'albero rendeva progressivamente inutilizzabili gli strumenti di captazione automatica dei software.

Dal problema all'occasione

Di fronte all'impossibilità di impostare in breve tempo una manovra di normalizzazione così ampia, la scelta degli archivisti è stata dunque quella di dedicarsi totalmente ad affiancare in team i gestori del software, imprescindibile supporto in tutta l'attività, e i digitalizzatori: realizzando un 'ponte concettuale' di tramite tra la complessità dell'archivio e la linearità degli agganci xml. Una vera attività di mediazione culturale, per individuare di volta in volta quale fosse la soluzione più vantaggiosa in termini di tempo per il digitalizzatore e contemporaneamente rispettosa della natura dei fondi per l'archivista. Su questo principio siamo intervenuti sulle singole Serie lungo tutto il loro percorso, ricostruendo e 'sfogliando' con cura la stratificazione degli interventi passati per valutare dove - e perché - rettificarli, e dove invece seguirli o completarli.

"Una vera attività di mediazione culturale"

La soluzione archivistica

L'impegno alla collaborazione da tutte le parti coinvolte e la volontà archivistica a realizzare il miglior flusso di lavorazione possibile, ancor prima di soffermarsi sulle necessità di lunga distanza, ha valorizzato così tutti i livelli dell'azione: l'operazione, come previsto, sarà completata entro l'anno nel rispetto della struttura d'archivio. Ogni intervento è stato tracciato, in modo da recuperarne le fila al termine delle operazioni nell'ottica di un vantaggio di tempi, di costi, di attività per entrambe le parti: l'archivio è una palestra che sviluppa eccellenza

"L'archivio è una palestra che sviluppa eccellenza"